マイナンバー制度への対応

マイナンバーの個人番号は、今年10月より住民票の所在地に送付される通知カードにより通知されます。平成28年1月以降は希望すれば市区町村窓口で顔写真付き個人番号カードを申請することもできます。

会社は来年以降の社会保険事務や源泉徴収事務のため、10月以降に個人のマイナンバーを収集し、その際通知カード＋顔写真付き身分証明書の提出を以て本人確認をする事となっています。但し雇用関係があり本人に相違ない事が明らかな場合や個人番号カード提示時は本人確認書類は不要です。

今後、会社が行う事

①９月までに担当部署、担当者を決定する…マイナンバーの取り扱い部署、担当者、責任者を決める（経理部や人事部等）

本社以外に支店等がある時は支店で収集窓口となる人も担当者となります。担当者以外は取り扱いしないようにし、また、秘密保持誓約書を取る場合もあります。

②取扱規定や就業規則を策定します。

③安全管理措置を策定します。

③社員説明会を開いたり、従業員にマイナンバー実施と収集の目的を示した番号報告の依頼書を通知したりします。

扶養親族については年末に扶養控除等申告書に記載してもらう事で事務の簡素化になります。扶養親族の本人確認は従業員自身にあります。会社は国民年金第3号被保険者の手続き以外、扶養親族の本人確認は不要ですが、会社からの委任状で番号を提出してもらう方法もあります。

④10月以降マイナンバー収集の際は直接なら封筒に通知カードの写しを入れ、通信で行う時はメール（パスワード設定）か簡易書留で行います。マイナンバーを通知されたら授受の記録を残しておきましょう。

28年1月以降マイナンバーを記載する書類

雇用保険資格取得届・喪失届、継続給付請求、労災の給付申請、退職者給与の源泉徴収票　年末調整事務等

29年1月以降の事務

社会保険の資格取得届・喪失届、育児休業関連、療養費、傷病手当等の給付請求、氏名変更、住所変更等
税分野では平成28年分の税務申告や給与支払報告書、法定調書、支払調書等

マイナンバーを記載した書類は法定保存期限が過ぎたら確実な方法で廃棄をすることとなっています。